سیستم کنترل تردد به همراه دستگاه حضور و غیاب
دستگاه های حضور و غیاب برای ردیابی و نظارت بر زمان شروع و پایان کار پرسنل استفاده میشود. دستگاه حضور و غیاب، کارفرما را قادر می‌سازد تا شیفت کاری، تأخیر ورود، خروج زودرس، وقت استراحت، مرخصی، ماموریت و غیبت پرسنل خود را کنترل کند.
سیستم مدیریت تردد سازمانی و کنترل تردد همکاران سیستم، با استفاده از دستگاه حضور و غیاب که شامل دستگاه تشخیص چهره، اثر انگشت و کارت‌زنی میشود و با به‌کارگیری فناوری RFID و بیومتریک در تشخیص و شناسایی افرادو نظارت دقیق منابع سازمانی، افزایش بهره‌وری کارکنان را به همراه دارد. سیستم کنترل تردد با استفاده از ابزارهای گردش کار و مدیریت فرایندها باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت و دقت در عملیات منابع انسانی میشود.
سامانه مدیریت تردد این امکان را دارد که در کنار مجموعه‌نرم‌افزارهای سیستم مدیریت سرمایه انسانی و سیستم‌هایی مانند کارگزینی، جبران خدمات یا مستقل از آنها پیاده‌سازی و یا اضافه شود. اطلاعات مربوط به محاسبه کارکرد، مانند اضافه کار،کسر کار، مرخصی و ماموریت می‌تواند به‌طور خودکار در اختیار سیستم‌هایی نظیر جبران خدمات قرار گیرد.
در دستگاه های حضور و غیاب برای یکپارچه‌سازی سامانه مدیریت تردد در سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی؛ اطلاعات پایه‌ی پرسنلی افراد و حکم کارگزینی آنها ثبت میشود و میتوان بدون نیاز به وارد کردن دوباره اطلاعات، گزارش‌های موردنیاز را در سیستم مدیریت تردد مشاهده کرد.
- ماژول مدیریت تردد: سیستم کنترل تردد برای پوشش قوانین متنوع در حوزه‌ی منابع انسانی و محاسبه کارکرد، قابلیت‌های مفیدی را در اختیار کارشناسان منابع انسانی قرار می دهد.
- ماژول‌های مرخصی و ماموریت : تعریف انواع مرخصی، ماموریت، محاسبه‌ی دقیق مانده مرخصی و محاسبه کارکرد ماموریت با امکان فرمول‌نویسی در سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب امکان‌پذیر است.
- خدمات الکترونیک کارمند: پرتال کارکنان همکاران سیستم، امکان ثبت درخواست مرخصی، ثبت حکم ماموریت و مشاهده گزارش تردد را در بستر وب، برای کارکنان سازمان فراهم می‌کند.
- ابزارهای مدیریت: فرآیندهای کسب‌وکار موتور گردش کار، می‌تواند با حذف کاغذ و اختصاص کارتابل به مدیران، فرایند واحد منابع انسانی را مکانیزه کند و امکان کنترل دسترسی را به مدیران می‌دهد.
سیستم مدیریت تردد، افزون‌بر محاسبه‌ی کارکرد افراد می‌تواند پاسخ‌گوی نیازهای امنیتی سازمان نیز باشد. سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد امکان صدور فرمان به قفل‌های الکتریکی،گیت و راه‌بند را دارد و همچنین از قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های نظارت محیطی،دوربین‌ها و نیز مدیریت هشدارها برخوردار میباشد.
به کمک این ویژگی‌ها میتوان گزارش ترددهای مجاز و غیرمجاز را در اختیار داشت.
مهمترین مزیت‌های سیستم مدیریت تردد
- تحت وب بودن تمامی سیستم‌ها
- یکپارچگی اطلاعات در سیستم‌های کارگزینی، تردد و جبران خدمات و سایر سیستم‌های حوزه‌ی منابع انسانی
- ثبت، نظارت و کنترل لحظه‌ای تردد، دسترسی و مدیریت امنیت
- محیط فرمول نویسی کاملا فارسی و منعطف
- گزارش‌گیری پویا در سیستم‌های مختلف با استفاده از ابزار کاوشگر
- استفاده از notification برای یادآوری رخدادهای راهکاران همکاران سیستم از طریق سامانه‌های ایمیل و پیام کوتاه
- دقت، اطمینان و پایداری
- تلفیق نرم‌افزارهای بومی با محصولات سخت‌افزاری کار آمد و به‌روز شرکت‌های معتبر دنیا
- امکان تهیه‌ی گزارش‌های متنوع مدیریتی و کاربردی
- انعطاف‌پذیری و سازگاری با نیازهای خاص مشتریان کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ
- قابلیت عملکرد مجزا یا یکپارچه با سایر سیستم‌های اداری مانند سیستم جبران خدمات و کارگزینی
- امنیت در ارتباط و پشتیبانی از استانداردها و پروتکل های امن
- امکان شخصی‌سازی
- امکان تغییر و گسترش کارکرد نرم افزارهای استاندارد برای مشتری خاص با استفاده از ابزار ERA
- وجود وب‌سرویس‌های متنوع برای ارتباط با سایر سیستم‌ها
- پشتیبانی از Active Directory و SSO
- امکان تنظیم Password police توسط مشتری
- پشتیبانی از تکنولوژی SSL بر روی HTTPS برای اطمینان از عدم نفوذ در سیستم
مهمترین ویژگی‌های سیستم مدیریت تردد
- ارتباط آنلاین و تبادل در لحظه‌ی اطلاعات بین سختزافزار و نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب
- یکپارچگی کامل بین سیستم مدیریت تردد و خدمات الکترونیک کارمند
- امکان تعریف نامحدود شیفت‌های کاری و پیاده‌سازی قوانین محاسبات جدید مانند شیفت‌های چرخشی و نوبت‌کاری و شناوری
- محاسبه‌ی انواع شب‌کاری و نوبت‌کاری، اضافه کار، تداخل مرخصی/ماموریت و تردد، تاخیر و تعجیل و محاسبه‌ی خودکار کارکرد
- امکان تعریف روز خاص، گروه‌های کاری کارمندان،تقویم‌های کاری، جدول زمان‌بندی روزهای هفته، انواع مجوزهای کارکرد
- امکان ویرایش اطلاعات تردد به شکل گروهی و انفرادی، هوشمندی در اصلاح ترددهای ناقص، جابجایی شیفت پرسنل
- پشتیبانی از سیستم‌های امنیتی در دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره
- امکان مشاهده‌ی وضعیت گیت‌های ورودی و خروجی و تغییر دسترسی‌های آن از طریق نرم‌افزار
- پشتیبانی از گستردگی جغرافیایی از طریق اینترنت و شبکه داخلی
- ارتباط از طریق شبکه TCP/IP و پورت سریال
- امکان تبادل اطلاعات بین دستگاه و سرور مرکزی (SSL)
- استفاده از سرورهای محلی برای کاهش سربار سرور اصلی برای اتصال به گیت‌های تردد
- امکان اعمال کنترل‌ها و مجوزهای روزانه و ماهانه برای محاسبه عوامل کارکرد
- استفاده از گزارش مرور کارکرد برای رصد همه‌ی عوامل و مجوزهای مربوط به یک فرد در بازه‌ی زمانی قابل تعیین
- استفاده از ابزار گزارش‌ساز «کاوشگر» برای سهولت ساخت گزارش‌های کاربردی
- استفاده از ابزار پیشرفته SSRS در ساخت و طراحی گزارش‌های پیچیده
- امکان مدیریت سخت‌افزار حضور و غیاب و مشاهده‌ی آنلاین تردد از طریق نرم‌افزار
مرخصی و ماموریت
با استفاده از این سیستم امکان تعریف انواع مرخصی و ماموریت مانند انواع مرخصی استحقاقی، مرخصی استعلاجی و مرخصی بدون حقوق، مرخصی تشویقی، مرخصی زایمان، مرخصی آموزشی و … فراهم است. همچنین با استفاده از سیستم خدمات الکترونیک میتوان فرآیند مرخصی و ماموریت را در کل سازمان به گردش درآورد.
| مرخصی | ماموریت |
|---|---|
| تعریف انواع مرخصی | تعریف انواع ماموریت ساعتی و روزانه |
| پیاده‌سازی قوانین مرخصی و نحوه محاسبه مانده مرخصی، اصلاح گروهی مانده مرخصی و بازخرید مرخصی | تایید گروهی مرخصی/ماموریت با استفاده از ماژول گردش کار |
| امکان تنظیم پیش خور مرخصی | تبدیل عوامل کارکرد به ماموریت/مانده مرخصی |
| امکان تعریف سقف ساعتی، روزانه و ماهانه انواع مرخصی | امکان طراحی گردش کار مرخصی و ماموریت |
ویژگی‌های سیستم مرخصی و ماموریت
- امکان فرمول‌نویسی روی مانده مرخصی
- انتقال مرخصی به سال بعد
- امکان مشاهده‌ی کاردکس مرخص
- ثبت گروهی مرخصی
- امکان تعیین سقف ساعتی و روزانه مرخصی
- امکان تبدیل اتوماتیک کسر کار به مرخصی
- امکان تبدیل اضافه کار به مانده مرخصی
ارزش افزوده سیستم مرخصی و ماموریت برای مشتریان
- ثبت ماموریت و مرخصی به شکل مکانیزه بین شرکت‌ها
- حذف کاغذ از فرآیندهای مرخصی و ماموریت
- گزارش‌گیری آنلاین از محاسبات کارکرد
- گزارش‌گیری آنلاین از مرخصی و ماموریت
خدمات الکترونیک کارمند
سیستم خدمات الکترونیکی کارمند، با بهره‌گیری از بستر ارتباطی موجود در سازمان‌ها، امکان ارائه‌ی خدمات گسترده، سریع، امن و آسان را می‌دهد و انجام بخشی از فرایندهای کارکنان، استخراج گزارشها و مشاهده‌ی اطلاعات مربوط به آنها را فراهم می‌سازد. استفاده از امکانات سیستمی برای انجام فعالیت‌های معمول کارکنان که در ارتباط با سازمان انجام میشود، از یک‌سو و کاهش مراجعات حضوری به واحدها از سویی دیگر، استفاده از «خدمات الکترونیکی ِکارمند» را به یک نیاز مهم در حوزه نیازهای سیستمی تبدیل کرده است.
- امکان مشاهده فیش حقوقی و حکم کارگزینی
- امکان مشاهده تردد و محاسبه کارکرد
- امکان ثبت مرخصی و ماموریت
- امکان ایجاد کارتابل برای مدیران
- امکان درخواست دوره های آموزشی
- امکان درخواست کالا از انبار
- درخواست تغییر اطلاعات پرسنلی
- درخواست انواع مجوزها در حوزه کارکرد
ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
به‌کارگیری ابزار BPM راهکاران در سازمان شما موجب میشود که فرآیندهای مربوط به سرمایه انسانی‌‌‌تان به صورت مکانیزه انجام شود. از مهمترین فرآیندهای حوزه سرمایه انسانی تحت تأثیر توسط BPM Tools میتوان به فرآیندهای درخواست مرخصی، درخواست مأموریت و درخواست اصلاح تردد ناقص، درخواست تغییر گروه کاری و درخواست انواع مجوز اضافه کار کارکنان در بخش‌‌‌های مختلف اشاره کرد.
ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM Tools) راهکاران، می‌تواند فرآیندهای سازمانی را بر بستر ERP راهکاران، پیاده‌سازی، شبیه‌سازی، اجرا و مانیتور کند. با استفاده از امکانات BPM Tools امکان ایجاد انعطاف مناسب و یکپارچه‌سازی و هماهنگی مناسب بین‌واحدهای مختلف سازمان فراهم میشود. از طریق شناسایی فرآیندهای خاص سازمان و شفاف‌سازی آنها مطابق با رویه‌های فعلی و یا بهبودیافته مدنظرتان می‌توانید تأییدها و قواعد کسب‌وکار خاص سازمان‌تان را در داخل راهکاران اضافه و یا بهبود داده و فرآیندهای سازمانی را تسریع ببخشید.
- امکان تنظیم تایید های سلسله مراتبی بر اساس ساختار سازمانی
- امکان تعریف زیر فرایند و استفاده آن در گردش کارهای مختلف
- امکان ارسال کار به صورت خودکار بعد از زمان مشخصی از کارتابل شخص در صورت عدم انجام
- امکان نمایش خطاها و گلوگاه‌های فرآیندی بر اساس داده‌های استفاده شده در شبیه‌سازی
- امکان انجام عملیات مانند تایید و رد در کارتابل
- امکان تعیین نفر جایگزین و ارسال فعالیت‌ها و کارها به نفر جایگزین
- امکان ارسال و دریافت پیغام با استفاده از SMS و ارسال پیغام از طریق ایمیل
- امکان تعریف کاربران و افراد داخل یک فرآیند در قالب ساختار سازمانی
- امکان تعریف ساختار سازمانی، سلسله مراتبی اجرایی گردش کار، به همراه پست ها و نقش ها و کاربران منتسب و کنترل دسترسی
- امکان ساخت گزارش‌های پویا و متنوع از فرآیندهای اجرا شده
برخی از ویژگی های مدیریت فرآیندها
- امکان تعریف Business Rule و شرط های پیچیده در گردش کار
- امکان متوقف کردن یک فرآیند و انتظار اجرای مجدد بر اساس رخدادهای متنوع
- امکان تعریف عملیات های اتوماتیک و اجرای action های مختلف موجود در راهکاران
- امکان تعریف عملیات دستی و ارسال کار به کارتابل یک شخص، پست، مدیر بالاسر یا مدیر یک واحد خاص
- امکان مدیریت و کنترل نسخه‌های مختلف فرآیندهای کسب‌وکار در طول زمان ، گزارش مقایسه از نسخه‌های مختلف
- امکان شبیه‌سازی زمان‌های پرفشار و کارایی نیروی انسانی مشغول در فرآیند
- امکان کنترل و تست حالت‌ها و مسیرهای مختلف یک شرط
- امکان تعریف ساعت‌های کاری و تقویم کاری انجام‌دهنده‌های عملیات گردش کار
- امکان پوشه‌بندی فعالیت‌های جاری در کارتابل شخصی
- امکان نمایش فرم عملیاتی مرتبط به فرآیند تعریف‌شده از طریق کارتابل
- امکان یاداشت به روی فعالیت‌ها در زمان ارسال به مرحله بعد
- امکان نمایش گلوگاه‌های فرآیندی بر اساس اجراهای دوره های گذشته
- امکان استفاده از داشبوردهای نموداری برای پایش فرآیندهای اجرا شده در زمان مشخص
- امکان کنترل اجرای یک فرآیند و مشخص شدن مسیر اجرایی هر فرآیند
- وجود گزارش‌های متنوع آماری و تحلیلی از فرآیندهای اجرا شده در سازمان
- کنترل و تحلیل زمان اجرای فعالیت‌ها بر اساس SLA تعریف شده
- امکان گزارش از میزان تاخیرات عملیات فرآیندها، واحدهای سازمانی بر اساس زمان و درصد
ارزش‌افزوده مدیریت فرآیندها برای مشتریان
- گردش کار مناسب فرآیندها در گروه کاری مختلف
- سیستمی شدن فرآیندهای ثبت ماموریت و مرخصی کارکنان
- سیستمی شدن فرآیند تردد کارکنان
- فراهم‌سازی دیتای مورد نیاز برای گزارش‌سازی بهای تمام شده
چه کسانی به این سیستم نیاز دارند؟
مدیران ارشد
به کمک سیستم کنترل تردد و دسترسی امکان دراختیار داشتن گزارشها و تحلیل‌های دقیق و کاربردی از فرایندها و فعالیت‌های منابع سازمانی فراهم .میشود.
مدیر منابع انسانی
با اجرایی شدن سیستم مدیریت تردد، سیاست‌گذاری در مورد نحوه محاسبات کارکرد و پرداخت حقوق و دستمزد، پاداش، … و اجرای آن به دقت و سادگی امکان‌پذیر است.
کارشناسان امور مالی
با پیاده‌سازی سیستم مدیریت تردد، فرایندهای دشوار و زمان‌بر محاسبه‌ی حقوق و دستمزد، در کم‌ترین زمان و به‌شکل خودکار انجام میشود.
کارشناسان امور اداری و منابع انسانی
علاوه بر اعمال قوانین کار و ضوابط سازمانی در سیستم، انعطاف، سرعت و دقت در عملیات افزایش یافته و بخش عمده‌ای از محاسبات و اصلاحات زمان‌بر از فرایندهای کاری کارشناسان حذف میشود.
نیروهای حراست
شناسایی، ردیابی و مدیریت آنلاین تردد و دسترسی، کنترل و نظارت بر آلارم‌ها ، گیت‌ها و دوربین‌ها و تهیه‌ی گزارش‌های دوره‌ای امنیت را در سازمان‌ها افزایش می‌دهد. همچنین، مکانیزه شدن کنترل دسترسی‌ها سبب میشود تا افراد و خودروها فقط به نقاط مجاز، دسترسی پیدا کرده و نیاز به کنترل انسانی وجود نداشته باشد.
کارشناسان فناوری اطلاعات
این نرم‌افزار، امکان کنترل و مدیریت خودکار و متمرکز داده‌ها و تجهیزات حضور وغیاب و سیستم ترددرا فراهم کرده و امنیت نگهداری و تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند. همچنین، به دلیل یکپارچگی سیستم‌ها باهم، دیگر نیازی به تجمیع اطلاعات از منابع مختلف به شکل دستی وجود ندارد. این ویژگی، ریسک‌ها خطاهای انسانی تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
پرسنل سازمان
دریافت حقوق و دستمزد ماهیانه در زمان موردنظر، یکی از مهمترین ویژگی‌های این سیستم است. افزون بر این، امکان ثبت مرخصی و مأموریت و مشاهده‌ی گزارش‌های کارکرد روزانه فراهم میشود.
سخت افزارهای مرتبط
